Politique de Confidentialité — SynaVet

Dernière mise à jour : 16 avril 2026

1. Introduction

La présente politique de confidentialité décrit la manière dont SynaVet (« nous », « notre », « la Société ») collecte, utilise, conserve et protège les données personnelles des utilisateurs de la plateforme SynaVet (assistant.synavet.com) et de l'extension navigateur SynaVet Assistant (« les Services »).

SynaVet est un assistant de consultation vétérinaire alimenté par intelligence artificielle, destiné aux vétérinaires et professionnels de santé animale exerçant principalement en France.

Responsable du traitement :
SynaVet — contact@synavet.com — synavet.com — France

2. Données collectées et finalités

2.1 Compte utilisateur

Donnée	Finalité	Base légale
Nom et prénom	Identification, personnalisation, signature des comptes rendus	Exécution du contrat
Adresse e-mail	Authentification, notifications, réinitialisation de mot de passe	Exécution du contrat
Mot de passe (haché, non lisible)	Sécurité du compte	Exécution du contrat
Rôle professionnel	Gestion des droits d'accès	Exécution du contrat
Signature e-mail (optionnelle)	Personnalisation des comptes rendus clients	Consentement
Configuration SMTP personnelle (optionnelle)	Envoi d'e-mails depuis votre adresse professionnelle	Consentement

2.2 Connexion via Google (OAuth)

Si vous choisissez de vous connecter via Google, nous recevons uniquement votre adresse e-mail et votre nom de profil. Aucune autre donnée Google n'est accédée.

2.3 Données de consultation

Donnée	Finalité	Base légale
Données du patient animal (nom, espèce, race, poids, âge, sexe, stérilisation)	Conduite de la consultation vétérinaire	Exécution du contrat
Enregistrements audio (dictée)	Transcription automatique des notes	Exécution du contrat
Transcriptions textuelles	Génération des comptes rendus structurés et prescriptions	Exécution du contrat
Comptes rendus structurés	Archivage du dossier médical vétérinaire	Obligation légale (7 ans)
Historique des consultations	Suivi médical, contexte IA	Exécution du contrat
Pathologies et traitements actifs	Fourniture du contexte médical à l'IA	Exécution du contrat
Messages de conversation avec l'IA	Assistance diagnostique, génération de documents	Exécution du contrat

Les données de santé des animaux ne constituent pas des données de santé personnelles au sens du RGPD. Toutefois, elles peuvent indirectement identifier les propriétaires d'animaux, et nous les traitons avec le même niveau de soin que des données sensibles.

2.4 Données des propriétaires d'animaux

Si vous renseignez des informations sur les propriétaires (nom, e-mail pour envoi des comptes rendus), vous agissez en qualité de responsable du traitement et SynaVet intervient en tant que sous-traitant. Il vous incombe d'informer vos clients de ce traitement conformément au RGPD.

2.5 Abonnement et facturation

Nous utilisons Stripe pour les paiements. SynaVet ne stocke jamais vos données bancaires. Nous conservons uniquement : identifiant client Stripe, statut et plan d'abonnement, historique des paiements, compteurs d'utilisation.

Politique de confidentialité Stripe : stripe.com/fr/privacy

2.6 Extension navigateur — Données spécifiques

L'extension SynaVet Assistant fonctionne uniquement sur les pages des logiciels de gestion vétérinaire suivants : GmVET (gmvet.net), VetUp (vetup.cloud), DrVeto (drveto.cloud).

Sur ces pages, l'extension lit localement dans votre navigateur : nom du patient, espèce, race, poids, âge, sexe, statut de stérilisation. Ces données sont transmises au panneau SynaVet uniquement si vous démarrez une consultation.

Les jetons d'authentification JWT sont stockés dans chrome.storage.local (uniquement sur votre appareil) et transmis exclusivement à assistant.synavet.com.

2.7 Données techniques

Donnée	Finalité	Conservation
Journaux d'accès (IP, horodatage, action)	Sécurité, débogage, audit RGPD	90 jours
Jetons JWT (côté client)	Authentification de session	24h (accès) / 7 jours (rafraîchissement)
Préférences utilisateur	Personnalisation de l'interface	Durée du compte

3. Traitement par intelligence artificielle

Service	Fournisseur	Données transmises
Modèle de langage	Anthropic (Claude) ou Google (Gemini)	Contexte de consultation, notes, questions
Transcription vocale	Google Cloud Speech-to-Text	Enregistrement audio
Base de données médicamenteuse (RAG)	Qdrant (hébergé UE)	Requêtes de recherche

Ces fournisseurs interviennent en tant que sous-traitants dans le cadre d'accords conformes au RGPD. Les données transmises ne sont pas utilisées pour entraîner leurs modèles dans le cadre de nos contrats API professionnels.

Nous vous recommandons de ne pas saisir de données directement identifiantes (nom et prénom du propriétaire) dans les champs de texte libre destinés à l'IA.

4. Destinataires et transferts de données

Sous-traitant	Rôle	Localisation
Google Cloud Run	Hébergement de l'application	UE (europe-west1)
Google Cloud SQL	Base de données	UE (europe-west9)
Google Cloud Speech-to-Text	Transcription audio	UE
Anthropic / Google AI	Traitement LLM	États-Unis*
Stripe	Paiement et facturation	États-Unis*
Qdrant	Base vectorielle médicamenteuse	UE

*Les transferts hors UE sont encadrés par des clauses contractuelles types (CCT) approuvées par la Commission européenne.

Nous ne vendons jamais vos données à des tiers.

5. Conservation des données

Dossiers de consultation vétérinaire : 7 ans (obligation réglementaire française)
Données du compte utilisateur : Durée du contrat + 3 ans après résiliation
Enregistrements audio : Supprimés après transcription
Données de facturation : 10 ans (obligation comptable)
Journaux d'accès techniques : 90 jours

6. Sécurité

Chiffrement en transit : HTTPS/TLS 1.3
Chiffrement au repos : bases de données chiffrées sur Google Cloud
Mots de passe hachés (bcrypt), jetons JWT à courte durée de vie
Contrôle d'accès par rôles (administrateur, vétérinaire, assistant, réceptionniste)
Infrastructure Google Cloud certifiée ISO 27001, hébergée en UE
Journal d'audit de toutes les actions administratives

En cas de violation de données, nous notifierons la CNIL dans les 72 heures et vous informerons dans les meilleurs délais.

7. Vos droits (RGPD)

Accès (Art. 15) — obtenir une copie de vos données
Rectification (Art. 16) — corriger des données inexactes
Effacement (Art. 17) — demander la suppression, sous réserve des obligations légales
Limitation (Art. 18) — suspendre temporairement le traitement
Portabilité (Art. 20) — recevoir vos données en format JSON/CSV
Opposition (Art. 21) — vous opposer à certains traitements
Décisions automatisées (Art. 22) — les suggestions IA sont des outils d'aide ; toute décision médicale reste sous votre responsabilité professionnelle

Pour exercer vos droits : contact@synavet.com — Réponse sous 30 jours.

CNIL : www.cnil.fr — 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris — 01 53 73 22 22

8. Cookies

Élément	Finalité	Durée
Jeton d'authentification (localStorage)	Maintien de la session	24h
Préférences de langue	Affichage de l'interface	1 an

Aucun cookie publicitaire, de traçage ou analytique tiers n'est utilisé.

9. Responsabilités des vétérinaires utilisateurs

En tant que vétérinaire, vous êtes responsable du traitement des données personnelles de vos clients. Vous êtes tenu d'informer vos clients que leurs données sont traitées via SynaVet et d'obtenir leur consentement pour l'envoi de comptes rendus par e-mail.

Un Accord de Traitement des Données (DPA) est disponible sur demande à contact@synavet.com, conformément à l'article 28 du RGPD.

10. Mineurs

La plateforme est réservée aux professionnels vétérinaires. Elle n'est pas destinée aux personnes de moins de 18 ans.

11. Modifications

En cas de modification substantielle, nous vous informerons par e-mail ou notification dans la plateforme au moins 30 jours avant l'entrée en vigueur.

12. Contact

SynaVet — contact@synavet.com — synavet.com

Pour toute demande relative à vos données ou pour obtenir notre DPA : contact@synavet.com

1. Introduction

This Privacy Policy describes how SynaVet ("we", "our", "the Company") collects, uses, retains, and protects the personal data of users of the SynaVet platform (assistant.synavet.com) and the SynaVet Assistant browser extension ("the Services").

SynaVet is an AI-powered veterinary consultation assistant designed for veterinarians and animal health professionals, primarily in France.

Data Controller:
SynaVet — contact@synavet.com — synavet.com — France

2. Data Collected and Purposes

2.1 User Account

Data	Purpose	Legal Basis
First and last name	Identification, personalisation, report signature	Contract performance
Email address	Authentication, notifications, password reset	Contract performance
Password (hashed, unreadable)	Account security	Contract performance
Professional role	Access rights management	Contract performance
Email signature (optional)	Personalisation of client reports	Consent
Personal SMTP configuration (optional)	Sending emails from your professional address	Consent

2.2 Google Sign-In (OAuth)

If you sign in via Google, we receive only your email address and display name. No other Google data is accessed.

2.3 Consultation Data

Data	Purpose	Legal Basis
Animal patient data (name, species, breed, weight, age, sex, sterilisation)	Conducting the veterinary consultation	Contract performance
Audio recordings (dictation)	Automatic transcription of consultation notes	Contract performance
Text transcriptions	Generation of structured reports and prescriptions	Contract performance
Structured consultation reports	Archiving of veterinary medical records	Legal obligation (7 years)
Consultation history	Medical follow-up, AI context	Contract performance
Active pathologies and treatments	Providing medical context to the AI	Contract performance
AI conversation messages	Diagnostic assistance, document generation	Contract performance

Animal health data does not constitute personal health data under the GDPR (which applies to natural persons). However, such data may indirectly identify animal owners, and we treat it with the same level of care as sensitive data.

2.4 Animal Owner Data (Veterinary Clients)

If you enter information about animal owners (name, email for sending reports), you act as the data controller for that data, and SynaVet acts as a data processor. As a veterinarian user, you are responsible for informing your clients about this processing in accordance with GDPR.

2.5 Subscription and Billing

We use Stripe for payment processing. SynaVet never stores your card details. We retain only: Stripe customer ID, subscription status and plan, payment history, usage counters.

Stripe's privacy policy: stripe.com/privacy

2.6 Browser Extension — Specific Data

The SynaVet Assistant extension operates only on pages of the following veterinary practice management software: GmVET (gmvet.net), VetUp (vetup.cloud), DrVeto (drveto.cloud).

On these pages, the extension reads locally in your browser: patient name, species, breed, weight, age, sex, sterilisation status. This data is sent to the SynaVet panel only if you start a consultation.

JWT authentication tokens are stored in chrome.storage.local (on your device only) and transmitted exclusively to assistant.synavet.com.

2.7 Technical Data

Data	Purpose	Retention
Access logs (IP, timestamp, action)	Security, debugging, GDPR audit	90 days
JWT tokens (client-side)	Session authentication	24h (access) / 7 days (refresh)
User preferences	Interface personalisation	Account lifetime

3. Artificial Intelligence Processing

Service	Provider	Data Transmitted
Language model	Anthropic (Claude) or Google (Gemini)	Consultation context, notes, questions
Voice transcription	Google Cloud Speech-to-Text	Audio recording
Drug database (RAG)	Qdrant (EU-hosted)	Drug search queries

These providers act as data processors under GDPR-compliant agreements. Data transmitted is not used to train their models under our professional API contracts.

We recommend not entering directly identifying information (owner's full name) in free-text fields intended for the AI.

4. Recipients and Data Transfers

Sub-processor	Role	Location
Google Cloud Run	Application hosting	EU (europe-west1)
Google Cloud SQL	Database	EU (europe-west9)
Google Cloud Speech-to-Text	Audio transcription	EU
Anthropic / Google AI	LLM processing	United States*
Stripe	Payment and billing	United States*
Qdrant	Drug vector database	EU

*Cross-border transfers to the United States are governed by Standard Contractual Clauses (SCCs) approved by the European Commission.

We never sell your data to third parties.

5. Data Retention

Veterinary consultation records: 7 years (French regulatory requirement)
User account data: Contract duration + 3 years after termination
Audio recordings: Deleted after transcription
Billing data: 10 years (legal accounting obligation)
Technical access logs: 90 days

6. Security

Encryption in transit: HTTPS/TLS 1.3
Encryption at rest: encrypted databases on Google Cloud
Passwords hashed with bcrypt; short-lived JWT tokens
Role-based access control (administrator, veterinarian, assistant, receptionist)
Google Cloud infrastructure certified ISO 27001, hosted in the EU
Audit log of all administrative actions

In the event of a data breach, we will notify the CNIL within 72 hours and inform affected users as soon as possible.

7. Your Rights (GDPR)

Access (Art. 15) — obtain a copy of your data
Rectification (Art. 16) — correct inaccurate data
Erasure (Art. 17) — request deletion, subject to legal retention obligations
Restriction (Art. 18) — temporarily suspend processing
Portability (Art. 20) — receive your data in JSON/CSV format
Objection (Art. 21) — object to certain processing activities
Automated decisions (Art. 22) — AI suggestions are decision-support tools; all medical decisions remain your professional responsibility

To exercise your rights: contact@synavet.com — Response within 30 days.

CNIL: www.cnil.fr — 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris

8. Cookies

Element	Purpose	Duration
Authentication token (localStorage)	Session maintenance	24h
Language preference	Interface display	1 year

No advertising, tracking, or third-party analytics cookies are used.

9. Veterinarian User Responsibilities

As a veterinarian, you are the data controller for your clients' personal data. You are responsible for informing your clients that their data is processed via SynaVet and for obtaining their consent for email report delivery.

A Data Processing Agreement (DPA) is available on request at contact@synavet.com, in accordance with Article 28 of the GDPR.

10. Minors

The platform is intended exclusively for veterinary professionals. It is not intended for persons under the age of 18.

11. Changes

In the event of a material change, we will notify you by email or in-platform notification at least 30 days before the change takes effect.

12. Contact

SynaVet — contact@synavet.com — synavet.com

For any data-related request or to obtain our DPA: contact@synavet.com